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制造企业如何做好材料成本控制

时间:2008-06-09 17:11来源:互联网 作者:佚名 点击:
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  在生产企业中,材料成本是生产成本的主要组成部分,加强材料的核算与管理,对提高物资管理水平,加快资金周转,降低产品生产成本,增加企业经济效益,防止违纪违规等都具有十分重要的意义。目前我国很多企业中存在材料采购不按操作程序审批,不把验收关,采购的材料质次价高,在保管、出库中失职、监控不利等问题,主要表现在:
  1、材料采购价格透明度低。随着企业改革的深化,市场的开放,某些权力环节的监督尚未跟上,一些企业在材料采购过程中的人情价、关系价普遍存在,还有些权力失去监督的企业集权领导人在材料购销过程中,大搞权钱交易,形成了材料采购的权力价,人为加重了企业的生产、建设成本,降低了企业的经济效益。
  2、材料的采购与保管不衔接,采购员、库管员对工作流程和工作职责不重视。很多人只是将其作为一项简单的购买和分发、保管工作,忽略了其中的联系和复杂性,这样的结果容易造成库存积压和资金上的使用不合理。
  3、制度不健全,工作程序不规范。由于原材料、物料用品在企业中使用量大,品种繁多,领用频繁,因而更加容易出现工作程序不规范,或者即使规范也不会严格按照工作流程操作的情况。
  针对上述问题,企业必须从采购、保管、领用三个环节,建立健全一套完整的管理制度,方能对各个环节实行有效控制。内控制度是为了保护资产的安全完整,提高会计信息质量,确保有关法律法规和规章制度及单位经营管理方针政策的贯彻执行,避免或降低各种风险,提高经营管理效率,实现单位经营管理目标而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。企业的材料内部控制必然具有一定的约束力,是企业管理机构强制执行的行为准则、程序,并且它还具有规范性、可操作性,有可具体执行的行为标准和方法。
  
  一、材料的采购环节
  
  材料采购在企业生产经营中的重要性决定了加强其内部控制与管理的必要性。一般来讲材料采购业务的整个流程是:材料采购的起点从采购需求开始,营销部门与需求单位签定产品销售合同后,工艺部门按设计部门设计的图纸编制材料清单及材料消耗定额,计划管理部门按汇总之后的清单向采购部门发出采购命令单,采购部门按程序进行招投标采购,通过对至少三家以上供应商比价、议价方式确定材料供货渠道,签定采购合同,对所需材料的材质、数量、单价以及付款方式、运输方式等条款一一加以约定。然后材料到厂进行质量检验,最后入库办理库房登记,以及到财务办理付款结算手续。采购环节的内部控制是为了经济合理地进行各种采购业务,保证采购的物资及时、足额入库,保证采购物资的安全完整,同时及时支付各项货款,确保企业生产经营的正常运营。
  从采购需求的确定来讲,就要求在项目设计图纸出来之后工艺对材料定额的计算准确,并实行复核制度和执行授权审批制度,计划管理人员在编制采购命令单后,审批人员应严格按照授权批准权限的规定,在授权范围内进行审批,不得越权审批,对于重要的大宗材料采购及付款应实行单位领导集体决策和审批。另外要加强采购业务的预算管理制度,实行限量采购管理,节约资金使用。从材料采购合同来看,供销合同中必须做到要素齐全,权利与责任划分清晰,避免发生法律纠纷。合同中的基本要素如合同标的、价款、数量、质量、履约期限、地点、方式以及违约责任的约定,还有根据法律规定或经济合同性质必须具备的条款。签定合同时要注意付款方式的约定,涉及大宗采购的项目可以约定部分预付款,余款待材料入库后支付。从材料采购付款来讲,要加强岗位分工控制,不相容职务包括请购与审批,付款审批与付款执行等必须相互分离。对采购人员与办理付款的人员进行定期或不定期的轮换,并尽量防止由同一部门或同一人办理采购环节中任两个不相容职务的工作。另外,要加强请购手续,对采购订单、验收证明、入库凭证、采购发票的审核工作,检查其真实性、完整性、合法性。财务部门也应加强与供应商往来账的核对工作。
  
  二、材料的保管环节
  
  1、要建立健全验收制度。在材料进厂进行材料质检分析,检验材料的数量、品种、规格与采购计划是否相符,合格后方可正式入库。这一工作必须由专门的材料质检部门负责。材料采购进厂时进入库房登记(这时实物已入库,物资台账并未上账,为“虚入库”),大批量的购进材料按程序取样,在材料检验部门经过检验合格后开具质检分析报告,物资保管部门签收由采购部门开具的入库单,材料才正式入库登记台账。如果材料检验不合格,就由采购部门办理退货出库手续,并到财务部门办理购进材料退回的结算。另外,验收环节必须建立验收与入库责任追究制度,明确物资保管部门、材料分析检验部门及相关人员的责任,定期与不定期检查各岗位的工作,对验收过程中发现的异常情况,应查明原因及时处理。
  2、建立健全定期盘点制度。在对库存材料管理中,财务部门应与物资保管部门协作做好材料的盘点工作,做到账实相符。尤其是物资保管部门应掌握最新的存货数据,为采购材料提供依据,为生产投料做好准备。
  3、仓储与保管控制。首先,根据销售计划、生产采购资金筹措等制定仓储计划,合理确定库存存量的结构和数量。其次,加强日常管理,严格限制未经授权的人员接触存货。再次,建立库存存货分类管理制度,对企业全部存货按其重要程度、价值高低、耗用量大小和订购难度等为标准,划分出 ABC 类,分别管理;对贵重物品、生产用关键备件、精密仪器、危险品等重要存货采取特别控制措施。第四,建立健全存货的防火、防潮、防盗和防霉变措施。最后,建立清查盘点制度,如有盘亏和盘盈,应分清责任,报告有关部门及时处理。
  4、领用发出与处置控制。建立领用审批制度;销售应符合内部的有关规定;处置时应明确范围、标准、审批权限和责任;存货取得、验收、保管、领用发出、处置各环节凭证资料需妥善保管。
  
  三、加强物资消耗管理
  
  制造企业生产活动每天都要消耗大量的材料,加强材料消耗管理,控制材料消耗,是成本最直接、有效的管理途径。
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